Ochrona sygnalistów

Przepisy dotyczące ochrony sygnalistów, zgodnie z wymogami dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r., powinny zostać implementowane do polskiego porządku prawnego do 17 grudnia 2021 r. 

Tymczasem projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa utknął na etapie konsultacji i opiniowania. Do uchwalenia ustawy jeszcze długa droga. Niemniej jednak warto zainteresować się tym tematem, także w kontekście polityki compliance. 

Teoretycznie, obowiązek stosowania przepisów dotyczących sygnalistów mają przedsiębiorcy zatrudniający pięćdziesięciu pracowników lub więcej. Jednak warto wdrożyć takie rozwiązania w każdej organizacji. 

Dlaczego przedsiębiorcy powinni zadbać o stosowne procedury umożliwiające stosowanie przepisów o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa?

- Dbałość o reputację firmy.
- Dbałość o zgodność działalności organizacji z przepisami prawa.
- Klarowne zasady funkcjonowania w organizacji.
- Kultura organizacji.

Poniżej wybrane zagadnienia z projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.

Sygnalista to osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Taki zgłaszający podlega ochronie, ale pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie jej zgłaszania. 

Dane osobowe sygnalisty nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego.

Wobec zgłaszającego nie można podejmować działań odwetowych. Sygnalista, który doświadczył niekorzystnego traktowania z powodu zgłoszenia nieprawidłowości, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Zgłoszenia dzielimy na wewnętrzne (wewnątrz organizacji) i zewnętrzne. 

Pracodawca (zatrudniający powyżej pięćdziesięciu pracowników) ma obowiązek ustalić regulamin zgłoszeń wewnętrznych, określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Pracodawca musi zapoznać pracownika z treścią regulaminu zgłoszeń wewnętrznych jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy.

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych powinien określać w szczególności: 
1)    podmiot wewnętrzny upoważniony przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń,
2)    sposoby przekazywania zgłoszeń,
3)    informację, czy wewnętrzna procedura obejmuje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych,
4)    niezależny organizacyjnie podmiot, upoważniony do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej,
5)    obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie;
6)    obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez upoważniony podmiot, 
7)    działania następcze podejmowane przez pracodawcę w celu zweryfikowania informacji o naruszeniach prawa oraz środki, jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa,
8)    maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia,
9)    zrozumiałe i jednoznaczne informacje na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Centralnym organem do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych jest Rzecznik Praw Obywatelskich. 

Zgłoszenie zewnętrzne może być anonimowe lub umożliwiające identyfikację zgłaszającego. Należy podać adres do kontaktu. Zgłoszenia można dokonać ustnie, w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej. 

Jeśli zgłoszenie wewnętrzne i zewnętrzne nie przyniesie skutku, sygnalista może skorzystać z ochrony przewidzianej przez tą ustawę, dokonując ujawnienia publicznego. Ujawnienie publiczne nie zawsze musi być poprzedzone zgłoszeniem, np. jeżeli naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody lub zgłoszenie zewnętrzne narazi sygnalistę na działania odwetowe. 

Ustawa zawiera także przepisy karne. Karze podlega, kto utrudnia dokonanie zgłoszenia, podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, narusza obowiązek zachowania poufności sygnalisty bądź ten, kto zgłasza lub ujawnia nieprawdziwe informacje. Co istotne, odpowiedzialność karną można również ponieść za brak wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych oraz za niezgodność takiej procedury z przepisami ustawy.